診療をサポートする予約システム「Ciイージーアポ」手書きアポ帳からスムーズな切り替えを
イージーアポ|歯愛メディカルの歯科予約システム、デジタルアポ帳システム
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 お客様の声 

予約システム Ciイージーアポの導入をご検討いただいた際に頂戴したお客様のお声をご紹介します。

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予約システムの導入を検討するにあたって、解決したい課題はお客様によって様々です。

610635.png  リコールをラクに行いたい。
610635.png  キャンセル率を減らしたい。
610635.png  予約を効率よくとりたい。
610635.png  患者さんの待ち時間を軽減したい。

  

予約管理システムの導入を迷われていたお客様も「Ciイージーアポの“この機能で”解決できるかもしれない」と導入されました。
その結果、「少しづつ、うっかり忘れのキャンセル減にむかっている」、「予約が効率良くとれるようになった」、「スタッフがすぐに操作に慣れたので安心した」等、お声を頂戴しています。

そんなお客様のお声をご紹介します。

また、Ciイージーアポではご利用いただいているお客様に品質向上を目的にしたアンケートへのご協力をいただいています。
アンケート結果の一部もご紹介します。

予約管理システムの導入を検討される際の参考にしていただければ幸いです。



課題と解決 ~Before after~

課題1:効率よくアポイントをとる、効率よくスタッフが動けるようにする

●導入のきっかけになったお悩み

 

手書きアポ帳の頃
診療内容によって予約枠を分けていました。
たとえば「う蝕処置」の予定の患者さんは「処置時間が短い患者さん用枠」、形成などの処置時間が長くなりそうな患者さん用には「時間が長い用の枠」にというようにです。
しかし、複数のスタッフが忙しい診療の合間に予約をとる中で、どうしても、そのルールどおりに予約をとっていないことがあり、患者さんを待たせてしまう原因のひとつになっていました。
また、予約の空き状況を見たいと思っても、予約帳は1冊しか無いわけですから、わざわざ受付に行ってアポ帳を見ないと確認把握ができない、ということも不便なことでした。
O歯科様

●これで解決

[役立った機能]
・名称を自由に変更できる『予約枠管理』
・処置名と予定時間を自由に設定できる『処置管理』
・複数のタブレット利用

 

[予約枠を処置時間のボリュームによって分ける]

10枠使える予約枠のうち、
1枠を「比較的短時間で終わる処置」、
2枠目を「抜髄や形成など、比較的長時間になる処置」、
3枠目を「キャンセルや遅刻が多い患者さん用」として運用しました。

 

キャンセルが多い患者さんや遅刻が多い患者さんには、目印になる「識別カラー」なるものを活用して、
3枠目に予約をとるようにしています。


処置も色わけされていることと、名称も入っていることで1枠と2枠にわけて予約を入れられ、事前準備もスムーズになっているように思います。

また、受付に加えて、診療室でも1台のタブレットを使えるようにしていますので、カウンセリングの延長でその場で
予約をとったりしています。



課題2:患者さんをお待たせしないような予約管理

●導入のきっかけになったお悩み

来院される患者さんをお待たせすることは最小限にしたいですし、急患さんにも対応できるように少しの余裕は持っていたいと思っています。
その為、キャンセル率の高い患者さんは別予約枠でとるように工夫はしているのですが、数名のスタッフが受付を行う中で、予約時間どおりにきちんと来院してくださる患者さんと、キャンセルの多い患者さんの予約が混在してしまうことが多々ありました。
スタッフ全員が同じように、効率良く予約をとることは難しいのかな、と思っているときに、このイージーアポと出会いました。
[石川県:N先生]



●これで解決

[役立った機能]
・名称を自由に変更できる『予約枠管理』
・色と名称の組み合わせ自由『患者識別カラー管理』
・予約日前日の自動送信『予約日お知らせメール』

 
 

課題3:うっかりキャンセル防止対策でキャンセル率を減らす

●導入のきっかけになったお悩み

診療所の場所柄、お勤め帰りに歯科治療に寄られる患者さんが多くいらっしゃいます。
お仕事が遅くなられたり、「うっかりしていた!」ということで、特に夕方の無断キャンセルが多く困っていました。いわゆる「うっかりキャンセル」です。
1ヶ月のキャンセル率は10%程度が理想と聞きます。

 

せめて、ひと月に5人でも10人でも無断キャンセルを減らすことができれば、と思っていました。
無断キャンセルが減らせる手段のひとつとなれば、考え、このイージーアポのデモを見ました。
Y歯科医院様



●これで解決

[役立った機能]
・予約日前日の自動送信『予約日お知らせメール』
・未予約患者さんの集計リスト
・携帯電話へのショートメール送信機能

 

導入にあたっては、スタッフの負担が増えるのではないかと心配しましたが、幸い、iPadやスマホに抵抗の無い世代でもあり、その心配は杞憂に終わりました。

お客様アンケート

導入して効果があったこと

※Ciイージーアポご利用者様アンケート調べ

1位 情報共有に活用 37%
2位 チェアサイドで予約で効率アップ 32%
3位 無断キャンセルが減った

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